Как вести журнал? пластиковых смарт карт на гсм

Как вести учет ГСМ по топливным картам — смарт карта на бензин

Как вести журнал?  пластиковых смарт карт на гсм

Деятельность любой компании, использующей транспорт, подразумевает наличие денежных трат на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Их можно покупать, применяя топливные карты. В разных видах финансовой документации необходимо правильно отражать операции получения и расхода топлива. Соблюдение требований учета топливных карт способствует избежанию недочетов в бухучете.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Если компания решила использовать в своей работе топливные карты, она должна учитывать некоторые нюансы.

  1. В компании нужно спланировать счета. Специалист для этого должен позаботиться об открытии счета и субсчета для отслеживания за оборотом ГСМ вместе с топливной картой.
  2. Необходимо сочетать политику компании с такими положениями:
    1. стоимость трат и списания горючих и смазочных продуктов;
    2. методика записи затрат по этим материалам;
    3. постановка топливных карт на баланс фирмы;
    4. утверждение журнала записи карточек;
    5. название складов, где получают топливо;
    6. если компания относится к учреждениям, работающим по ОСНО, то она не должна следовать правилам бухучета 18/02.

В учетной политике нужно определить затраты, по которым будут начисляться налоги:

  • все материалы, которые были потрачены сверх установленного лимита;
  • топливо, израсходованное в пределах действущих норм;
  • все карточки (их относят как денежные затраты или траты на поддержание работоспособности транспортных средств).

Бухгалтерия должна завести такие документы:

  • бланк путевого листа (утверждается согласно формы);
  • журнал трат топливных материалов;
  • журнал контроля ГСМ, выданных сверх нормативов;
  • журнал поступления транспортных карточек, их выдачи, перемещения и списания (в графах указывают дату выдачи шоферу вместе с его личными данными, дату приема в бухгалтерию, марка авто и его госномер).

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты, которые приобретались за деньги, записываются в составе финансовых ценностей. Принимается только себестоимость по факту. Расходы причисляют к тратам на повседневные разновидности работы (например, за такие деньги приобретают сырье, товары и проч).

Затраты на закупку рассматриваемого средства накопления бонусов и скидок учитываются по категории 10.6 (другие материалы). Источник информации — накладная по товару. Записываются такие проводки:

  • деньги за эмиссию топливной карты (документ, на основе которого это делается — банковская выписка);
  • состав товарных запасов (информация — накладная по товару или договор на транспортирование топлива);
  • НДС по карточке;
  • этот же налог к вычету;
  • цена карты, списанная в финансовые траты компании.

Поставщик топлива должен передать на 30 или 31 число для фирмы, владеющей документами, такие данные:

  • счета;
  • накладную;
  • акт проверки взаиморасчетов;
  • отчеты по всем проведенным операциям.

По этим документам показывают, сколько литром топливных товаров было куплено, какой объем надо сверить. Списание проводится по таким показателям:

  • предоплата за топливо;
  • топливо, переданное по договору поставки;
  • НДС, высчитанный по счетам;
  • НДС, определенный по книге закупок;
  • общая списанная цена топлива, купленного и заправленного в транспортное средство.

НДС начисляется после приема карточки на баланс, получения фактуры.

Журнал учета топливных карт

Общего образца ведения журнала нет. Бухгалтер ведет его в такой форме, которая для него наиболее понятна и удобна. В документе записываются данные:

  • номер записи;
  • дата выдачи карты;
  • название ее;
  • личные данные человека, который выдал ее;
  • личные данные человека, который принял платежное средство;
  • дата приема.

На некоторых фирмах журналы дополняются номером карты, пределом покупки по безналу, вид покупаемого топлива, другие данные.

Учет ГСМ по топливным картам

Топливная карта без цены бензина является материально производственным расходом. Деньги на ее покупку идут как текущие расходы. В финансовом документе выдача топливной карточки не отображается и проводок не формируется.

В конце каждого месяца бухгалтер делает проводки:

  • перечисление аванса;
  • оприходование топливных материалов;
  • запись входного НДС;
  • оприходование ГСМ по суммам чека АЗС;
  • запись входного НДС;
  • зачет преждепереведенного аванса;
  • определение НДС к вычету.

Бухгалтерский учет топливных карт

Контроль этих карточек проводится соответственно особенностей проводки и условий налогообложения.

Бухгалтерский учет у покупателя

Эта форма учета зависит от условий покупки топливной карты. Она предоставляется на указанных ниже условиях:

  • ее дает сам реализатор топливных продуктов бесплатно;
  • ее можно взять на условиях дальнейшего возврата;
  • с внесением личных средств покупателя.

Все эти положения в дальнейшем будут отображаться в ведомостях бухгалтерии.

Учет карт на ОСНО проводки

Бухучет топливных карт будет формироваться и от того, какая форма учета налоговых начислений ведется в корпорации, где работают их пользователи. Если она выдается безоплатно, то ее не отображают в форме учета. Ее просто прикрепляют за юрлицом, и этот факт является гарантией того, что ее в дальнейшем не можно будет продать.

Если же карточка выдается на условии возврата, то покупатель перечисляет залоговую стоимость. Когда заканчивается срок ее действия, то ее возвращают продавцу. В балансе ее указывают как собственность продавца. При отображении учета покупателя ее показывают на забалансовом счете.

Совершаются такие бухгалтерские операции:

  • начисление стоимости залога владельцу;
  • показывается сумма залога;
  • возвращается залоговая стоимость после того, как срок карты истекает;
  • возвращается обеспечение залога;
  • отображается возврат карты.

Покупка отображается так:

  • начисления поставщику;
  • списание цены карты;
  • НДС;
  • списание этого налога;
  • отображение платежного инструмента по бухгалтерскому балансу.

Применение счетов 71 или 10 не является оправданным, потому что топливные карты не выполняют функций денег, не учитываются как сырье, не реализуются и не используются для управленческих нужд.

Учет топливных карт при УСН

При бесплатном получении ее не нужно показывать. Получение ее для временного использования такое же, как при ОСНО. Если она приобретается за счет денег компании, то ее цену включают в расходы, из которых потом начисляется единый налог.

Бывает, что единый налог считают как остаток между доходами и расходами компании. Тогда предприятие ищет пути снижения базы налогообложения. В расходы бухгалтер включает:

  • хозяйственную целесообразность трат;
  • подтверждение трат по документам;
  • горючее применяется для транспорта, из которого извлекается экономическая выгода.

Как вести учет топливных карт на ЕНВД

При этом надо платить налог на вмененный доход. Цена же карточки не изменяет сумму налоговых платежей. Иногда юрлицо может сочетать ОСНО с ЕНВД. Топливные карты применяются в разных видах деятельности, и НДС по них распределяется в корреляции от вида начисления налога.

ГСМ при учете налогов

Закон не обязывает вести нормирование расходов бензина. На ОСНО литры топлива вводятся как траты на последний день учетного периода. При применении упрощенки

Типичные ошибки

Распространенная ошибка — применение счета 71 для учета выдачи топливной карты шоферу. Если сотруднику выдают топливную карту, то деньги ему не перечисляют. В бухучете не надо отражать факт выдачи.

Иногда бухгалтер не отображает карточку, потому что она выдавалась бесплатно. Тогда они отображаются по договоренной цене 1 рубль — так можно избежать возможных ошибок

Учет бензина по топливным картам

При учете бензина персонифицируются такие данные:

  • размер скидки, полученной при закупках;
  • стоимость заправки и дозаправки;
  • время посещения АЗС;
  • место покупки топлива;
  • вид, категория бензина.

Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия

При покупке бензина делают проводки:

  • предварительная плата за ГСМ по Д60;
  • предоплата за НДС по Д68.

Покупка ГСМ отмечается датой, в которой формировался отчет эмитента. Делаются такие проводки:

  • запись на учет ГСМ (Д10);
  • НДС по топливу (Д19);
  • минус этого же налога (Д68);
  • восстановление этого налога (Д60).

Учет смарт карты

Топливная карта с микропроцессором выпускается эмитентом или собственником автозаправки. Это такое же современное средство, облегчающее отпуск бензина. Она не является средством для платежа. На карту без лимита вводят объем литров бензина, которое в дальнейшем получает клиент. При исчерпании объема бензина его невозможно будет получить.

На лимитированных продуктах устанавливают ограничение на сутки или месяц в литрах топлива.

Учет топливных карточек — важная составляющая деятельности бухгалтера. Правильно заполненные документы гарантируют точность отображения движения денег и соответствия действующему налоговому законодательству.

Как вести учет ГСМ по топливным картам — смарт карта на бензин Ссылка на основную публикацию

Источник: https://avangard-lk.ru/karty/toplivnye/uchet

Как вести журнал ✋ пластиковых смарт карт на гсм

Как вести журнал?  пластиковых смарт карт на гсм

Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 «Прочие материалы» (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки 60 51 Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива 10 60 Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры 19 60 НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок 68 19 Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки 20, 26, 44 10 Бухгалтерский учет выдачи топливной карты Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно.

385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть. Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике.

Гсм приобретены посредством топливных карт

Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно. Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп.

3 п. 2 ст. 170

Важно

НК РФ). Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС.

В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД. 4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2018 году: проводки

При передаче карты составляется товарная накладная (форма № ТОРГ-12). По договору поставка ГСМ производится путем его выборки на автозаправочной станции поставщика. Выборку топлива можно начинать с даты получения карты, а датой поставки считается дата выборки топлива.

Таким образом, денежные средства, переданные компании-поставщику, являются предоплатой на определенный объем топлива. Момент перехода права собственности на горючее – момент заправки.

Согласно договору, поставщик может предупреждать покупателя, когда на карте (фактически – на лицевом счете покупателя) остается предельно-допустимый остаток.
Топливная карта может передаваться покупателю за плату или же бесплатно на условиях возвратности. Это определяется в договоре.

Учет самой топливной карты Поговорим о том, как ведется учет топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ).

Как вести учет бензина по топливным картам

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца.

Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Как правильно оформить списание гсм по топливным картам

В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.
Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт.

Как вести журнал учета топливных карт

Источник: http://sovetnik36.ru/kak-vesti-zhurnal-plastikovyh-smart-ka/

Как отразить в учете приобретение топливных карт на ГСМ — НалогОбзор.Инфо

Как вести журнал?  пластиковых смарт карт на гсм

Приобретение топливной карты (смарт-карты) – один из способов снабжения организации ГСМ. Помимо него, организация может приобрести топливо:

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Совет: в условиях постоянного роста цен на ГСМ приобретайте литровые топливные карты. Это выгоднее, поскольку заранее определенный объем топлива организация оплачивает по цене, действующей на дату выставления счета. До тех пор пока организация не выберет весь объем ГСМ по полученной карте, возможное повышение цен на топливо ее не затронет.

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания.

Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату.

При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:

  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.).

Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Бухучет: приобретение с условием возврата

В этом случае организация должна внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, организация возвратит ее обратно, а поставщик вернет ей залоговую стоимость.

Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества организации (п. 5 ПБУ 1/2008). Поэтому в бухучете полученную карту отразите на забалансовом счете в условной оценке.

В отношении топливных карт можно открыть дополнительный субсчет, например, 015 «Топливные карты».

При оплате и получении топливной карты в бухучете сделайте следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Дебет 009

– отражено выданное залоговое обеспечение;

Дебет 015 «Топливные карты»

– принята топливная карта за баланс.

При возврате карты эмитенту:

Дебет 51 Кредит 60

– получена залоговая стоимость топливной карты;

Кредит 009

– списано выданное залоговое обеспечение;

Кредит 015 «Топливные карты»

– списана топливная карта с забалансового учета.

Бухучет: приобретение карты за плату

В этом случае стоимость топливной карты (за вычетом НДС) можно сразу списать на затраты (п. 5 ПБУ 10/99). Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом. Например, на счете 015 «Топливные карты».

Кроме того, для более детального контроля целесообразно отражать поступление и движение топливных карт в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете сделайте записи:

Дебет 60 Кредит 51

– оплачена топливная карта;

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 60

– списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»

– учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– принят к вычету входной НДС по приобретенной топливной карте.

Налоговый учет топливных карт зависит от условий, на которых поставщик их предоставляет (безвозмездно, под залог, за отдельную плату), а также от системы налогообложения, которую применяет организация.

ОСНО

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в налоговом учете не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в налоговом учете также не отражаются. Это следует из положений подпункта 2 пункта 1 статьи 251 и пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Если поставщик предоставляет топливную карту за плату, то ее стоимость можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении приобретения и списания топливной карты

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику с расчетного счета организации. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). 5 июня карта выдана менеджеру А.С. Кондратьеву. 1 августа Кондратьев уволился и сдал карту. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В бухучете организации сделаны следующие проводки.

4 июня:

Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 26 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости топливной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по топливной карте.

При расчете налога на прибыль за январь–июнь бухгалтер «Альфы» включил стоимость топливной карты (100 руб.) в состав расходов.

Входной НДС в сумме 18 руб. предъявлен к вычету из бюджета во II квартале.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Если поставщик передает карту в залог, ее получение и возврат в книге учета также не отражаются (п. 1 ст. 346.15, подп. 2 п. 1 ст. 251, ст. 346.16 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

  • такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;
  • служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ (приобретение топливной карты) одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то такие расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ (приобретение топливной карты), относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к полученной сумме расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Карта предназначена для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общей суммой доходов.

Сумма доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляет:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общей сумме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

К деятельности организации на общей системе налогообложения относятся расходы на приобретение топливной карты в сумме:
(118 руб. – 18 руб.) × 0,684 = 68 руб.

При расчете налога на прибыль за май бухгалтер «Гермеса» учел расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб. Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

О том, как списать ГСМ, приобретенные по топливным картам, см. Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_uchete_priobretenie_toplivnykh_kart_na_gsm/40-1-0-1044

Получение ГСМ по смарт-картам: организационные вопросы, бухгалтерский учет

Как вести журнал?  пластиковых смарт карт на гсм

Использование смарт-карт является одним из эффективных способов расчетов за потребляемые ГСМ.

Смарт-карта представляет собой пластиковую карточку с микропроцессором, является средством хранения информации о количестве и ассортименте полученных и оплаченных покупателем нефтепродуктов, которые могут быть отпущены на АЗС, что позволяет осуществлять операции по отпуску топлива предъявителю карточки, а также фиксировать указанную операцию непосредственно на АЗС.  То есть смарт-карта выполняет функцию технического средства учета отпуска ГСМ на АЗС.

Заключение договора поставки при использовании в расчетах смарт-карт

Процедура применения смарт-карт при закупке ГСМ состоит в следующем: предприятие-покупатель обращается к поставщику ГСМ с целью оформления договора на поставку ГСМ.

Общие требования относительно оформления договора поставки зафиксированы в Хозяйственном кодексе, в частности договор заключается на усмотрение сторон или согласно государственному заказу (часть вторая ст. 265 этого Кодекса).

По такому договору поставщик обязуется поставить в установленные сроки покупателю товар (товары), а покупатель — принять указанный товар (товары) и уплатить за него определенную денежную сумму (часть первая этой статьи). Обязательными реквизитами договора поставки являются предмет, количество и ассортимент поставки (ст.

 266 Хозяйственного кодекса), которые должны быть зафиксированы в спецификации, определенной по согласию сторон. Также в договоре поставки указываются сроки и порядок поставки — договор может быть заключен на один год, на срок более одного года (долгосрочный договор) или на другой срок, определенный сторонами.

Если срок действия в договоре не определен, он считается заключенным на один год. Сроки поставки устанавливаются договором с учетом обеспечения ритмичной и бесперебойной поставки товаров, если иное не предусмотрено законодательством (ст. 267 указанного Кодекса).

Применительно к договору поставки ГСМ с использованием смарт-карт в таком договоре необходимо дополнительно оговорить следующие условия.

Виды смарт-карты. Они бывают двух видов:

денежные — в этом случае на карте аккумулируется информация о сумме денежных средств, которые находятся на виртуальном счету предприятия и которые можно использовать для закупки нефтепродуктов.

Также, как правило, при необходимости можно сформировать аналитические данные за заданный период по поступившим и использованным денежным средствам.

С помощью такой смарт-карты есть возможность приобрести любые нефтепродукты, а также сопутствующие товары и услуги, отпускаемые на АЗС, в пределах имеющихся денежных средств;

литровые — в данном случае по такой карте имеется возможность получить ГСМ определенной марки, предварительно оплаченные предприятием-покупателем.

На карте аккумулируются данные о количестве литров определенной марки ГСМ, которые можно получить на АЗС.

Также при необходимости можно сформировать аналитические данные об оплаченных и полученных ГСМ в количественном (количественно-суммарном) выражении за заданный период: оговоренные условия по использованию, обращению и хранению смарт-карт. 

Условия заправки и порядок расчетов за ГСМ. Как правило, к договору прилагается перечень АЗС как предприятия-поставщика, так и предприятий-партнеров, на которых можно заправиться.

Также оговаривается порядок оплаты покупателем ГСМ.

Большинство поставщиков ГСМ предусматривают возможность выписки счетов на собственном сайте через сеть Интернет. Если такой возможности нет, то оговаривается другой порядок получения счета на оплату, в частности в офисе предприятия-поставщика, по факсу с последующим подтверждением факсовых копий оригиналами и т. д.

Переход права собственности на ГСМ. При использовании в расчетах денежных смарт-карт право собственности, как правило, переходит при их отпуске покупателю.

При использовании литровых смарт-карт право собственности может переходить к покупателю после перечисления денежных средств — ведь по такой (литровой) смарт-карте сразу же определяется количество ГСМ, подлежащее отпуску покупателю.

Продавец обязан выписать накладную на отпуск ГСМ на соответствующее их количество.

Лимит использования ГСМ в суммарном или количественном выражении.

С целью контроля покупателем рационального использования ГСМ могут устанавливаться предельные лимиты потребления ГСМ в денежном или количественном выражении. Такие ограничения могут устанавливаться на определенный, согласованный сторонами, отрезок времени: сутки, декаду, месяц.

Порядок учета смарт-карт

В зависимости от условий договора, заключенного между поставщиком ГСМ и покупателем, порядок определения владельца смарт-карты бывает разным, а именно:

первый вариант: смарт-карта передается в собственность покупателя на платной основе, по сути это ее продажа. Такой вариант получил на практике наибольшее распространение.

В бухгалтерском учете предприятия—покупателя в соответствии с Инструкцией № 291 стоимость смарт-карты отражается в зависимости от определенного срока службы: на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», если срок службы не превышает одного года, на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» — если срок службы составляет свыше одного года;

второй вариант: смарт-карта бесплатно передается в собственность предприятия-покупателя. Этот вариант в настоящее время применяется очень редко;

третий вариант: смарт-карта остается в собственности предприятия — поставщика ГСМ.

В данном случае предприятие-покупатель оплачивает или пользование смарт-картой, или ее залоговую стоимость в зависимости от достигнутых договоренностей.

По окончании действия договора или срока использования смарт-карты она подлежит возврату поставщику. Внесенная залоговая стоимость подлежит возврату покупателю. Плата за пользование смарт-картой не возвращается.

Общий порядок работы смарт-карты

Смарт-карта играет роль электронного индивидуального счета, куда перечисляются денежные средства за ГСМ. Клиент (представитель предприятия-покупателя) может получить ГСМ определенной марки в нужном количестве на любой из АЗС, где установлены специальные терминалы.

С целью пополнения смарт-карты необходимо перечислить денежные средства на текущий банковский счет поставщика. Как правило, в назначении платежа необходимо указывать номера смарт-карт. Смарт-карты могут использоваться и на АЗС поставщика ГСМ, с которым заключен договор, и на АЗС других поставщиков ГСМ.

Для этого на АЗС одной сети, а также на АЗС партнеров должны быть установлены терминалы по обслуживанию смарт-карт. Покупателю регулярно предоставляется детализированный отчет об использовании средств на смарт-карте.

При этом периодичность предоставления отчета и степень детализации либо оговариваются в договоре между поставщиком и покупателем, либо покупателю предоставляется возможность через сеть Интернет формировать необходимые данные, имея доступ к сайту поставщика.

Документальное оформление операций со смарт-картами

На предприятии, использующем смарт-карты при закупках ГСМ, необходимо осуществлять контроль и учет их использования.

С этой целью целесообразно:

  • назначить лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу и учет смарт-карт;
  • утвердить список водителей, которым будут выдаваться смарт-карты;
  • утвердить правила использования смарт-карт, ознакомить с ними под роспись лицо, ответственное за работу со смарт-картами, а также водителей;
  • завести журнал учета движения смарт-карт.

В случае если на конкретном автомобиле смарт-карта используется водителем постоянно, то ее целесообразно закрепить за конкретным водителем. В иных случаях смарт-карты могут храниться в любом помещении, определенном руководством, например в сейфе руководителя, в кассе и т. д., и выдаваться водителям с определенной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

При осуществлении заправки по смарт-карте водитель получает информационный чек POS-терминала. В нем указываются дата и время обслуживания по карточке, номер карточки, марка, количество отпущенного горючего, остаток лимита на карте (при его наличии).

Чек печатается в двух экземплярах, первый остается у оператора АЗС с подписью водителя.

По истечении месяца поставщик ГСМ предоставляет предприятию-покупателю сводную накладную на отпуск ГСМ, и бухгалтерия имеет возможность сверить данные информационных чеков с данными такой накладной.

Бухгалтерский учет

В соответствии с требованиями Инструкции № 291 для учета движения ГСМ используется субсчет 203 «Топливо».

По дебету этого субсчета фиксируется приобретение ГСМ, в том числе приобретенного по безналичному расчету и затем полученного на АЗС с помощью смарт-карт, а по кредиту отражается списание ГСМ согласно данным о фактическом потреблении, отраженным в первичных документах. Следует отметить, что приказы № 74 и № 488/346 утратили силу. Поэтому путевые листы легкового и грузового автомобиля не являются обязательными документами. Но предприятию в любом случае необходимо оформить первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции, причем их обязательные реквизиты должны соответствовать требованиям, указанным в части второй ст. 9 Закона о бухучете, а именно должны указываться:

  • название документа (формы) — в данном случае акт на списание, путевой лист, раздаточная ведомость и пр.;
  • дата и место составления документа;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единица ее измерения;
  • должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Что касается использования бланков путевых листов при оформлении списания ГСМ, необходимо отметить следующее. Пункт 2.

7 Положения № 88 предусматривает возможность предприятий использовать при документировании хозяйственных операций самостоятельно изготовленные бланки первичных документов при условии наличия в них обязательных реквизитов либо реквизитов типовых или специализированных форм.

Поэтому в целях документального подтверждения использования ГСМ в хозяйственной деятельности предприятие имеет право самостоятельно разработать и утвердить бланки путевых листов с указанием обязательных реквизитов.

Основные корреспонденции счетов при поступлении и списании ГСМ следующие: закупка ГСМ у поставщика согласно накладной поставщика на отпуск — дебет субсчета 203 — кредит субсчета 631 «Расчеты с отечественными поставщиками и подрядчиками»; списание ГСМ на основании данных надлежаще оформленных первичных документов в зависимости от направления использования — дебет счетов 23 «Производство», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт» — кредит субсчета 203.

Пример. ООО «Спецоптторг» заключило 01.08.2014 г. договор с поставщиком ГСМ ЗАО «Меридиан» на закупку 3000 л дизельного топлива по цене 15,50 грн. за 1 л (в том числе НДС 20%) стоимостью 46 500 грн.

В соответствии с условиями договора ГСМ закупаются в сети АЗС поставщика с использованием смарт-карт. Смарт-карты в количестве 3 штуки по цене 15 грн. (в том числе НДС 20%) стоимостью 45 грн. переданы в собственность покупателя. Срок действия смарт-карты — два года.

Все топливо было использовано в пределах действующих норм в августе 2014 г. при доставке товаров покупателям ООО «Спецоптторг».

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:


п/п


хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,
грн.

Дебет

Кредит

1

Осуществлена предоплата с текущего счета поставщику за ГСМ согласно его счету

371

311

46 500,00

2

Отражен налоговый кредит согласно полученной налоговой накладной

641/НДС

644

7750,00

3

Отражено поступление ГСМ согласно накладной на отпуск ГСМ и чекам РРО, сданным водителями

203

631

38 750,00

4

Отражены налоговые расчеты по НДС

644

631

7750,00

5

Отражен взаимозачет задолженностей

631

371

46 500,00

6

Списана стоимость дизельного топлива, израсходованного при доставке товаров покупателям, на основании первичных документов, подтверждающих использование ГСМ

93

203

38 750,00

7

Осуществлена предоплата с текущего счета поставщику за смарт-карты согласно счету

371

311

45,00

8

Отражен налоговый кредит по НДС

641/НДС

644

7,50

9

Оприходованы смарт-карты согласно накладной на отпуск

112

631

37,50

10

Отражены налоговые расчеты по НДС

644

631

7,50

11

Начислен износ МНМА в размере 100% стоимости (в первый месяц эксплуатации)

93

132

37,50

12

Отражен взаимозачет задолженностей

631

371

45,00

Источник: http://www.visnuk.com.ua/ru/pubs/id/8593

Все в законе
Добавить комментарий