Сколько и где? хранить в учреждении приказы о наказании

Срок хранения приказов по основной деятельности

Сколько и где?  хранить в учреждении приказы о наказании

Хозяйственная деятельность, да и вообще функционирование любого предприятия и организации, регулируется огромным количеством документов для внутреннего пользования. Большинство этих бумаг утилизируется в установленном порядке, но срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен.

Иными словами, распорядительные документы директора и менеджеров высшего звена хранятся постоянно и передаются в архив лишь при ликвидации юридического лица. В данной статье рассмотрим принципы делопроизводства и учета. Приказам по основной деятельности (сроку хранения) уделим основное внимание.

Общие положения

Срок хранения приказов по основной деятельности – не ограничен. Руководство организации обязано по требованию контролирующих или судебных органов предоставить эти документы. Важность бумаг данной категории трудно переоценить.

История знает случаи, когда отсутствие приказов по личному составу и основной деятельности за определенный период приводило к банкротству предприятия. Поэтому сохранности именно данного вида документации уделяется особое внимание.

Независимо от того, к какой сфере деятельности относится юридическое лицо (промышленное производство, оказание услуг, образовательная организация), приказы по основной деятельности, как правило, хранятся в юридическом отделе. Речь идет об оригиналах. Копии же их могут и должны передаваться для выполнения в соответствующие подразделения. Здесь они и остаются в последующем времени.

Где хранится документация?

Следует четко разделять приказы, которыми регулируются вопросы личного состава и основная деятельность. Это далеко не равнозначные понятия. Если первые должны храниться в отделе кадров организации, то вторые, как уже отмечалось, в юридическом отделе. Это позволит избежать путаницы и более оперативно находить необходимые документы.

Особенности создания хранилища

Организация архива – дело весьма и весьма непростое. Качественно выполнить эту задачу сможет лишь человек, имеющий необходимое образование (архивариус, специалист по архивной работе, делопроизводитель) и опыт работы.

Поэтому в штате крупных организаций и предприятий обязательно есть заведующий архивом. Маленьким компаниям целесообразней нанять человека по договору подряда, чтобы тот организовал хранилище документов на предприятии.

Как показывает практика, попытки самостоятельно урегулировать данный вопрос оборачиваются большими проблемами с контролирующими органами.

Как правило, приказы, которые регулируют основную деятельность организации, хранятся отдельно от всех остальных, в юридическом отделе. Однако это лишь в теории все бумаги данного типа должны храниться вечно. На практике производятся периодические чистки и все документы, которые утратили свою актуальность, подвергаются уничтожению.

Разумеется, для этого должна соблюдаться определенная процедура. Создается специальная комиссия, которая и принимает окончательное решение об утилизации документации. Уничтожение приказов по основной деятельности становится возможным лишь при выполнении одного из условий:

  • действие документа приостановлено или вовсе отменено иным распоряжением;
  • срок действия, прописанный в документе, истек.

В комиссию по утилизации в обязательном порядке должны быть включены представители всех отделов, чью деятельность напрямую или косвенно затрагивают рассматриваемые документы.

Особенности хранения копий документов

В соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства, храниться должны не только оригиналы бумаг. Это же касается и их заверенных вторых экземпляров. Однако срок хранения копий приказов по основной деятельности отличается. И это вполне логично.

С течением времени количество обращений к документации сокращается в геометрической прогрессии, и хранить огромное количество бумаг не имеет никакого смысла, да и это довольно затратная статья. В случае возникновения непредвиденных обстоятельств из архива юридического отдела запрашиваются оригиналы документов.

Кроме того, в ряде случаев копии документов (пусть и заверенные печатью организации) не имеют юридической силы, а значит, их архивирование теряет всякий смысл.

В общем случае срок хранения подобных дел составляет три года. Хотя эта цифра может варьироваться. Иногда рекомендуют хранить копии вплоть до уничтожения оригиналов документов.

Некоторые особенности архивирования бумаг

Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений.

Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы.

При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.

Особенности подсчета сроков хранения

Регулирующие данный вопрос законы и подзаконные акты весьма размыты и непрозрачны, поэтому могут по-разному истолковываться. Непонятно, почему подобные оплошности не были исправлены еще на этапе разработки закона.

В соответствии с его положениями, сроки хранения устанавливаются «со дня создания» документации. Но в отечественной архивной практике такое никогда не практиковалось.

Заграничные архивные учреждения также ведут отсчет не с момента подписания приказа руководителем и регистрации в журнале, а со следующего календарного года.

Особенности смены лица, ответственного за хранение документов

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает необходимость в назначении нового лица, ответственного за архив предприятия. Кто-то из бывалых и проверенных временем работников уходит на пенсию, кто-то увольняется по семейным обстоятельствам.

Процедура смены ответственного лица строго регламентирована. Приказом директора создается специальная комиссия. Оформляется акт приема и передачи всей документации, находящейся в архиве.

Минимальный состав упомянутой комиссии – три человека. Помимо составления описи документов, срок хранения которых не истек, в обязанности членов комиссии входит проверка сохранности и состояния бумаг.

Упомянутый акт подписывают передающий и принимающий дела на хранение работник.

Основная деятельность организации

Среди огромного количества бумаг постоянно должны храниться лишь документы и приказы по основной деятельности.

Это какие направления, возникает вопрос? К данной категории, прежде всего, следует отнести приказы о преобразовании внутренней структуры предприятия в результате слияния (раздела) отдельных его структурных составляющих.

Смена рабочего режима также относится к важным решениям. Такие бумаги тоже должны храниться в юридическом отделе.

К данной категории относятся также приказы:

  • направленные на усовершенствование системы повышения квалификации рабочего и офисного персонала организации;
  • о проведении аттестации рабочих мест и сотрудников;
  • об увольнении персонала в связи с сокращением численности штата;
  • о приеме на баланс предприятия оборудования (основных средств);
  • о создании комиссии по вопросам инвентаризации имущества и (или) активов организации.

И это далеко не полный состав приказов по основной деятельности.

Требования к организации архива

В основе классификации приказов лежит нормативный срок хранения бумаг. Для определения этого показателя делопроизводители пользуются специальным перечнем документации организаций. Следует сказать, что в ряде случаев для отдельных организаций устанавливаются свои, ведомственные нормативы хранения бумаг с учетом особенностей работы и специфики отрасли. Рассмотрим подробнее.

Срок хранения приказов по основной деятельности не ограничен. Иными словами, документация такого рода находится в архиве на протяжении существования организации – с момента ее регистрации в государственных органах и до момента ликвидации. Иные бумаги не должны уничтожаться на протяжении 75 лет (документы по кадровым вопросам), либо в течение пяти лет (все иные приказы).

Документы, предназначенные для длительного хранения должны подшиваться в отдельные дела. Это позволит избежать ненужных хлопот впоследствии.

Сформированному пулу бумаг в соответствии с установленными правилами присваивается свой особый шифр, состоящий в большинстве случаев из комбинации букв и цифр.

Хранение документов на электронных носителях

В наше время информационные технологии приобретают все большую популярность. И все чаще прогрессивные руководители предпочитают вести документооборот компании в электронном формате.

Реалии таковы, что даже набранный в текстовом редакторе приказ, имеющий электронную подпись уполномоченного лица, имеет юридическую силу.

Следует сказать, что большинство директоров и менеджеров высшего звена, особенно в государственных компаниях, предпочитают вести дела традиционным способом, с использованием бумажных носителей и чернил. Однако с приходом нового поколения ситуация в корне изменится.

В соответствии с установленными нормами, электронные копии документов должны храниться в течение такого же срока, что и аналогичные традиционные документы на бумажных носителях.

Где искать нормы хранения приказов по основной деятельности?

Закон РФ «Об архивном деле» является основным источником правил организации складирования документов, как на предприятии, так и в государственных архивах. В настоящее время действует его редакция от 23 мая 2016 года.

Сам закон вступил в силу 22 октября 2004 года.

Следует отметить, что соблюдать нормы упомянутого Закона обязаны не только специализированные архивные учреждения и государственные предприятия, но и частные субъекты хозяйствования.

Состав приказов по основной деятельности и другая важная и полезная информация содержится в специализированном «Перечне типовых документов».

В данном отраслевом нормативно-правовом акте дается подробная характеристика и требования к оформлению бумаг, которые образуются в процессе хозяйственной (или любой другой) деятельности предприятия. Разработчиком документа является Министерство культуры России.

Дата утверждения упомянутого Перечня – 25 августа 2010 года. В настоящее время действует редакция от 16 февраля 2016 года.

В некоторых, имеющих особый статус организациях, архивное дело регулируется отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами.

Срок хранения книги приказов по основной деятельности

В соответствии с установленными требованиями, любому приказу присваивается уникальный номер, а отметка о его выходе заносится в специальный журнал. Рекомендуется для удобства при нумерации этих документов использовать алфавит.

Например, латинские буквы OD в начале номера приказа сразу дают понять, что документ регулирует основную деятельность организации. Лишь после внесения соответствующей записи в журнал, документ становится юридически значимым. И наоборот, если запись в журнале регистрации отсутствует, приказ будет являться просто бумажкой.

В данном случае будет поставлена под вопрос его значимость в случае рассмотрения судебных либо иных дел.

Журнал регистрации приказов – чрезвычайно важный элемент, не менее значимый, чем сами приказы.

В соответствии с классификацией Перечня документов и требованиями законодательства, он относится к таковым, которые должны быть в сохранности на протяжении существования организации (то есть постоянно).

Таким образом, срок хранения приказов директора по основной деятельности и журнал регистрации приказов – «постоянно».

Особенности оформления журнала

В статье неоднократно подчеркивалась важность такого документа, как книга регистрации приказов по основной деятельности. Иногда ее называют журналом. Допустимо использовать оба эти названия.

Несмотря на такую первостепенную важность данного документа, отсутствует его унифицированная форма. Любая организация вправе оформить его страницы по своему усмотрению.

Главное, чтобы в книге были следующие графы — номер приказа и дата регистрации (вступления в силу), тезисное описание содержимого документа.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1634804616732346547/srok-hraneniya-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti/

Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях

Сколько и где?  хранить в учреждении приказы о наказании

  1. ответственного гражданского общества;
  2. Обеспечение доступности профессиональных юридических услуг для всех граждан и организаций;
  3. Профессиональных знаний и опыта.
  4. Создание условий для максимально полной реализации квалифицированными юристами;

Кодекс деловой этики Европейской Юридической Службы основывается на фундаментальных ценностях, которыми мы руководствуемся в своей ежедневной работе:

  1. Профессионализм
  2. Свобода
  3. Забота
  4. Справедливость
  5. Уважение
  6. Сотрудничество и командный дух
  7. Честность
  8. Доверие и вера

Приказ о снятии дисциплинарного взыскания

Любое дисциплинарное взыскание, кроме увольнения, имеет «срок годности». В ст.

194 ТК РФ сказано, что если работник, подвергшийся дисциплинарному взысканию, не совершил в течение года дисциплинарных проступков, то взыскание с него снимается автоматически.

То есть, через 1 год после наложения взыскания, работник считается не имеющим взыскания. В этом случае никаких дополнительных приказов издавать не нужно.

Кадровые документы: необходимо и достаточно

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией.

Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия. В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу.

Рекомендуем прочесть:  Кому нужен санминимум
С 1 января 2013 года в связи с изменениями в законодательстве введено новое распределение приказов по видам, а следовательно, привычный порядок формирования приказов в дела также претерпел изменения Распорядительная деятельность в организациях всех форм собственности осуществляется путем фиксации управленческих решений в распорядительных документах. К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 5 лет

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (5 лет хранения) ведется организацией или предприятием для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу.

Для качественной организации документооборота кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства заполняют этот документ.

Его можно вести рукописно или в электронной форме .

дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках; дежурствах; отпусках в связи с обучением; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Вход на сайт

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.

Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

https://www.youtube.com/watch?v=VJfQWvqLQrA

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Организуем архив правильно

Не у многих есть привычка хранить все документы (чеки, договоры, билеты и т.д.) на случай, если вдруг пригодится. А пригодиться действительно может.

И если в масштабе частной жизни одного человека отсутствие нужных документов может быть не настолько критичным, то в деятельности юридического лица, трудовой деятельности, это может повлечь серьезные негативные последствия.

До 31 марта 2015 года процесс хранения документов, образованных в процессе деятельности организации, законодательно урегулирован не был, существовали только «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), которые не являются нормативным правовым актом.

Елена.

Во всех организациях, независимо от формы их собственности, ведется (образуется) обязательный (типовой) состав документов по личному составу (срок хранения до 75-ти лет) на основании которого выдаются справки социально-правового характера (о стаже работы, размере заработной платы, льготах и так далее). Наряду с этим, в организации должны вестись журналы учёта и контроля документов кадровой службы организации.

Источник: http://finpravsentr.ru/srok-hranenija-prikazov-o-disciplinarnyh-vzyskanijah-40459/

Сколько и где ☎ хранить в учреждении приказы о наказании

Сколько и где?  хранить в учреждении приказы о наказании

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет.

И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли? А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет.

В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10. Но не более того. Об учете и хранении Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать. Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Внимание

Все приказы разделены на несколько категорий:

  • Документы долговременного хранения.
  • Кратковременные бумаги.
  • Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68, ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов.

Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.
Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е.

на протяжении всего периода работы организации.

Каковы сроки хранения приказов о взыскании?

Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка;
  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет. А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений.

Важно

Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной. Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

Если это отнести к приказам и соответственно журналу по личному составу, где срок хранения 75 лет, то как же хранить сами приказы 5 лет? Срок хранения журналов учета дисциплинарных взысканий работников 75 лет. Приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности. Интересная информация о приказе об утверждении штатного расписания размещена здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=m67curWtS-o

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Как хранить приказы в 2018 году

  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное.
Встречаются данные случаи не слишком часто.

Сколько и где хранить в учреждении приказы о наказании

При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.

) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.

) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

Источник: http://sovetnik36.ru/skolko-i-gde-hranit-v-uchrezhdenii-pri/

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Сколько и где?  хранить в учреждении приказы о наказании

Приказы по личному составу — это какие приказы? Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу — какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации.

Формы и виды приказов по личному составу

Группа организационных приказов: где взять образец?

Дисциплинарные приказы (пример)

Регламентные приказы

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Итоги

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  • Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  • Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  • Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  • Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  • Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  • Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  • регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  • формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  • решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  • оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  • укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  • иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  • наименование компании;
  • номер приказа;
  • дату;
  • содержание;
  • основание (при необходимости);
  • подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

  • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
  • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
  • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

  • обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
  • получение от работника объяснений в письменной форме;
  • изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
  • объективная оценка полученной информации;
  • вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

«14» января 2019 года                                                                                                        № 9/к

О дисциплинарном взыскании

Источник: https://nalog-nalog.ru/kollektivnyj_dogovor_i_lokalnye_akty/prikazy_po_lichnomu_sostavu_eto_kakie_prikazy_vidy/

Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях составляет

Сколько и где?  хранить в учреждении приказы о наказании

Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать. Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности.

Все приказы разделены на несколько категорий:

  • Документы долговременного хранения.
  • Кратковременные бумаги.
  • Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности. То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=-MD92kFsmvg

Если конкретнее, то можно выделить:

  1. Приказы о предоставлении отпуска.
  2. Направления в недолгие командировки.
  3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
  4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все. Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное. Встречаются данные случаи не слишком часто.

При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.

) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.

) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

Приказы в организации

Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании. Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется. Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

  • по основной деятельности; 
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения. 

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта. 

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах. 

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда.

Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания.

В случае новых видоизменений компании, ее преобразовании все старые документы ни в коем случае не уходят, а передаются предшествующей компании.  

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел.

И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2016 года начинается с 1 января 2017 года.

Но в данное правило не входят те документы, которые присланы компании в целях уведомления. Их срок – не менее 1 года. Допустим, если приказ отправлен в структурное подразделение, он не должен находиться в общей папке, поскольку его срок хранения считается временным.

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

Соблюдение внутреннего распорядка деятельности

Эксплуатация зданий, помещений; 

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Охрана. 

Таким образом, перечислены все виды распорядительной документации и особенности их сроков хранения.

Знать сроки хранения необходимо каждому специалисту кадрового отдела, для правильного и непроблематичного введения всей документации компании.

Знание сроков хранения избавляет вас от организационных проблем и возможных штрафов за неправильное использование и контроль над важными бумагами организации.

Сроки хранения приказов по личному составу

Следующий вид приказов –по личному составу. Данная разновидность деловых бумаг документирует и регламентирует трудовые отношения между работодателем и его сотрудниками. К нему относится трудоустройство, отпуск, командировка, увольнение, перемещение и т.д. 

Согласно закону, приказы по ЛС имеют два срока хранения – 5 лет и 75 лет. Из-за отличий в сроках, документацию такого типа рекомендуется хранить в разных папках для предотвращения путаницы. 

Справка

Срок хранения 75 лет

Срок хранения на 75 лет имеют такие распорядительные документы, которые отвечают за оформление трудовых отношений, занимаются трудовыми функциями сотрудников.

Это могут быть приказы об устройстве на работу, о прекращении действия трудового договора, об оформлении отпуска, об отправлении в командировку и т.д.

Но стоит отметить, что приказы о назначении на должность руководящих лиц, относятся к приказам по основной деятельности. Поэтому личные дела руководителей хранятся на постоянной основе.

Срок хранения кадровых приказов, в том числе срок хранения распорядительной документации на отпуск, командировки, и прочее действует 5 лет. К ним относятся документы, которые регулируют выполнение трудовых функций сотрудников. Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;

об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п. Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Источник: https://ecolmed.ru/srok-khranneniya-prikazov-distsiplinarnye-vzyskaniya/

Все в законе
Добавить комментарий