Взаимодействие бухгалтерии с? отделом кадров

Взаимодействие бухгалтерии с ⛳ отделом кадров

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

Кадровое делопроизводство и бухгалтерский учет представляют собой незаменимый тандем при регулировании трудовых отношений работников любой организации вне зависимости от формы собственности. В процессе трудовой деятельности кадровая служба взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации.

Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией, поэтому так важно, чтобы эти 2 отдела смогли наладить партнерские отношения для координации совместных действий.

Законодательство о труде предполагает, что любые юридически значимые действия (как кадровые, так и финансовые) между работником и нанимателем в рамках трудовых правоотношений подлежат документальному оформлению.

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Внимание Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к.

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Заметим, что необходимость в тех или иных трудовых функциях (специалистах) обобщается в штатном расписании, а порядок начисления вознаграждений — в Положении по оплате труда.

Практика показывает, что далеко не всегда эти три документа, которые должны быть идентичны друг другу, совпадают; Пример 1Уборщица предприятия в свободное от основных обязаннос­тей время ремонтирует спецодежду работников предприятия.

Должность «уборщица» в штатном расписании включена в со­став административного подразделения.
С ней заключен тру­довой договор по уборке помещений и территории предпри­ятия, на основании чего начисляется оклад и премиальные.

2.2 взаимосвязь бухгалтерии с другими подразделениями предприятия

В повышении эффективности работы и улучшении финансового положения ключевую роль имеют следующие организационные факторы, обусловленные деятельностью бухгалтерской службы и, в частности, главного бухгалтера: -роль бухгалтерской службы и ее авторитет у руководства организации; -наглаженные договорные отношения с контрагентами, кредитными и финансовыми учреждениями; -партнерские отношения с налоговыми органами, органами социального страхования и другими органами, выполняющими контролирующие функции; -оптимальный и оперативный механизм ведения бухгалтерского учета, формирования и представления учетной информации. Направлениями деятельности бухгалтерской службы является также активное и непосредственное участие бухгалтерской службы в лице главного бухгалтера, его заместителя в разработке и реализации договорной, налоговой, финансовой учетной политики.

400 — bad request

В данном графике документооборота рассмотрено движение следующих кадровых документов:

  • приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • приказ о перемещении работника(ов) (формы № Т-5, № Т-5а);
  • приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-6а);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Документы, утверждаемые непосредственно организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями, предъявляемыми к унифицированным формам.

Взаимодействие бухгалтерии с отделом кадров

При формировании практической части такого регламента следует учитывать, что, как правило:

  • у бухгалтеров отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований кадрового законодательства. И наоборот: у кадровиков отсутствует представление, как эти положения следует формировать исходя из требований налогового законодательства;
  • у работников отделов труда и заработной платы отсутствует представление о соответствующих требованиях различных надзорных органов;
  • у работодателя отсутствует полная информация о необходимости и достаточности иметь такие положения;
  • на рынке консультационных услуг практически отсутствуют предложения на эту тему.

Источник: http://sovetnik36.ru/vzaimodejstvie-buhgalterii-s-otdelo/

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/12_2017/pomirit_buh_i_ok/

Взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

Дата публикования: 2014-10-20; Прочитано: 389 | Нарушение авторского права страницы

Положение об отделе кадров (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДЕНО «Верона» приказом ООО «Верона» (ООО «Верона») от 02.11.2011 N 15 ПОЛОЖЕНИЕ Москва об отделе кадров

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров (далее — отдел) является структурным подразделением ООО «Верона» (далее — организация).

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.

1.3. Отдел подчиняется заместителю генерального директора.

1.4. Отдел создается с целью обеспечения организации трудовым ресурсами, комплектования кадрами служащих требуемых профессий и квалификации в соответствии с задачами и направлением ее деятельности, разработки кадровой политики организации, соблюдения прав, льгот и гарантий работников в области трудового права, а также ведения кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ.

1.5. В своей деятельности отдел руководствуется:

— Конституцией РФ;

— Трудовым кодексом РФ;

— федеральными законами РФ;

— указами и распоряжениями Президента РФ;

— постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

— Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— государственными стандартами (ГОСТ);

— нормативными актами, разработанными и утвержденными Росархивом;

— перечнями типовых управленческих документов;

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек;

— Уставом организации;

— локальными нормативными актами.

2. Структура отдела

2.1. Структуру и количество штатных единиц отдела утверждает генеральный директор.

2.2. Отдел подчиняется начальнику отдела.

2.3. В состав отдела входят следующие должности:

— начальник отдела — 1 шт. ед.;

— ведущий специалист по кадрам — 1 шт. ед.;

— специалист по кадрам — 2 шт. ед.

3. Основные задачи

3.1. Основные задачи отдела:

— совершенствование процессов управления;

— подбор, отбор, прием на работу и расстановка кадров;

— учет личного состава работников;

— создание резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности;

— организация проведения аттестации работников;

— организация работы по профессиональной подготовке и переподготовке кадров;

— ведение кадрового делопроизводства;

— методическое руководство и координация деятельности кадровых подразделений филиалов;

— осуществление воинского учета.

Взаимоотношение бухгалтерии с другими подразделениями

Определение и разработка кадровой политики и стратегии в соответствии с направлением деятельности организации и сферой ее деятельности.

4.2. Формирование штатного расписания Предприятия.

4.3. Определение текущей потребности в кадрах.

4.4. Подбор квалифицированных специалистов путем:

— информирования работников организации об имеющихся вакансиях;

— размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях;

— обращения в органы службы занятости;

— взаимодействия с учебными заведениями.

4.5. Комплектование организации необходимыми кадрами в соответствии с критериями отбора и оценкой нанимаемого персонала, в том числе:

— перемещение работников внутри организации;

— прием на работу новых работников.

4.6. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством — оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности организации, заполнение личных карточек работников.

4.7. Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.

4.8. Учет личного состава путем составления различного вида отчетов.

4.9. Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.

4.10. Оформление и учет служебных командировок (подготовка проектов приказов и служебных удостоверений).

4.11. Работа с листками нетрудоспособности.

4.12. Проверка правильности и полноценного заполнения табелей учета рабочего времени работниками структурных подразделений организации.

4.13. Подготовки и выдача справок о занимаемой должности и периоде работы в организации.

4.14. Взаимодействие со сторонними организациями:

— страховыми компаниями в части подачи сведений на оформление полисов обязательного медицинского страхования (ОМС) и добровольного медицинского страхования (ДМС);

— военными комиссариатами по вопросам постановки, снятия с воинского учета работников организации, их учета и предоставления отчетов.

— пенсионными фондами в целях предоставления документов для изготовления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования.

4.15. Подготовка кадровой документации для передачи в архив организации для дальнейшего хранения.

4.16. Организация работы с филиалами организации:

— контроль за соблюдением кадрового делопроизводства в филиалах;

— консультирование работников филиала в части трудового законодательства;

— получение отчетности о приеме, переводе и увольнении работников филиалов.

4.17. Подготовка материалов для представления работников к поощрению.

4.18. Подготовка материалов для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.

4.19. Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.

4.20. Организация воинского учета работников.

4.21. Консультирование работников организации по вопросам трудового законодательства, в том числе и ответы на запросы, жалобы, обращения.

4.22. Планирование и участие в мероприятиях по аттестации, к которым относится:

— разработка локальных нормативных актов, на основании которых проводится аттестация;

— информационное обеспечение (составление графиков, приказов, характеристик);

— контроль за ходом проведения аттестации, выполнения решений аттестационной комиссии.

4.23. Установление потребности в повышении квалификации, переподготовке или обучении работников, документальное оформление направления на обучение.

4.24. Формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности.

4.25. Разработка комплекса мер по повышению мотивации работников.

4.26. Анализ текучести кадров.

5. Права и обязанности

5.1. Работники отдела имеют право:

— взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, с другими подразделениями организации, государственными и муниципальными органами, а также другими организациями;

— требовать от всех структурных подразделений материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел;

— контролировать соблюдение трудового законодательства в организации, а также давать разъяснения по применению норм Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов;

— представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех подразделений организации в части, относящейся к компетенции отдела;

— представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, в том числе и по вопросам подбора персонала;

— заверять документы по личному составу, выдаваемые работникам организации.

5.2. Работники отдела обязаны:

— обеспечить сохранность персональных данных работников при их обработке;

— соблюдать в своей работе нормы действующего законодательства.

6. Взаимодействие со структурными подразделениями

Отдел в процессе выполнения функций, возложенных на него, взаимодействует:

6.1. Со всеми структурными подразделениями.

6.1.1. По вопросам получения:

— табелей учета рабочего времени;

— заявлений;

— объяснительных записок;

— листков нетрудоспособности.

6.1.2. По вопросам предоставления:

— справок;

— выписок, копий запрашиваемых документов.

6.2. С бухгалтерией.

6.2.1. По вопросам предоставления:

— копий приказов по личному составу;

— табелей учета рабочего времени;

— листков временной нетрудоспособности;

— заявлений для начисления и выплаты пособий;

— документов для оформления служебных командировок.

6.2.2. По вопросам получения:

— информации о заработной плате работников.

6.3. С правовым отделом:

6.3.1. По вопросам получения:

— разъяснений действующего законодательства и порядка его применения.

6.3.2. По вопросам предоставления:

— проектов документов для согласования.

6.4. С отделом документационного обеспечения:

6.4.1. По вопросам:

— регистрации входящей и исходящей корреспонденции, приказов по общей деятельности;

— отправки писем и иных документов;

— передачи документов на архивное хранение.

6.5. С лицами, ответственными за кадровое делопроизводство в филиалах:

6.5.1. По вопросам:

— отправки и получения информации, кадровой документации для координации и контроля за деятельностью кадровых подразделений в филиалах;

— направления методических материалов, включая локальные нормативные акты, для ознакомления работников филиалов и применения их в работе;

— консультирования по вопросам кадрового делопроизводства и трудового законодательства в целом.

7. Ответственность

Отдел несет ответственность:

7.1. За несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач.

7.2. За несоблюдение законодательства в области трудового права.

7.3. Работники отдела несут персональную ответственность в пределах должностных обязанностей, определенных трудовым договором.

7.3.1. Работники отдела могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной, уголовной ответственности в случае и в порядке, предусмотренном законодательством.

7.3.2. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности предусмотрен Правилами внутреннего трудового распорядка.

СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического управления

Матвеев Е.П. Матвеев

Начальник отдела кадров

Полякова Е.А. Полякова

Источник: https://printscanner.ru/vzaimodejstvie-buhgalterii-s-drugimi/

Порядок взаимодействия кадров с удаленной бухгалтерией

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

В своей деятельности отдел руководствуется: — Конституцией РФ; — Трудовым кодексом РФ; — федеральными законами РФ; — указами и распоряжениями Президента РФ; — постановлениями и распоряжениями Правительства РФ; — Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ); — государственными стандартами (ГОСТ); — нормативными актами, разработанными и утвержденными Росархивом; — перечнями типовых управленческих документов; — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей; — Инструкцией по заполнению трудовых книжек; — Уставом организации; — локальными нормативными актами.

Таким же способом отражаются расчеты по платежам в бюджет и страховые взносы в государственные внебюджетные фонды в регистре бюджетного учета «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками», а авансовые отчеты командированных по приказам сотрудников — в регистре бюджетного учета «Журнал операций расчетов с подотчетными лицами».

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: – установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями; – сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений); – сведения о текучести кадров; – сведения о численности (списочной,

Регламент взаимодействия кадров и бухгалтерии

В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам.

Распространено лишь консультирование при автоматизации блока заработной платы.Однако уровень знаний специалистов по автоматизации не предполагает наличие широкого кругозора во всех сопричастных к этой теме областях.

Регламент «Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам кадрового делопроизводства»

и подпись работника Согласен: Начальник технического отдела должность непосредственного руководителя подпись расшифровка подписи 09 .

04 . 20 07 Приложение №2 к Регламенту №20

«Взаимодействие с отделомперсонала по вопросам кадрового делопроизводства»

Шаблон Заявления об увольнении по собственному желанию ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору должность руководителя организации ЗАО «Новый Васюк» наименование организации 02.04.

2007 № 13 инициалы и фамилия руководителя от фамилия, инициалы работника Об увольнении старшего специалиста должность работника экономического отдела наименование структурного подразделения Прошу уволить меня “ 16 ” апреля 20 07 г.

по собственному желанию Последним днем работы прошу считать “ 16 ” апреля 20 07 г. Приложение1: при наличии уважительных причин указать подтверждающие

Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями

Развитие информационных технологий в рамках бизнеса Компании. 2. Поддержание сети Компании в работоспособном состоянии.

3. Обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей.

4. Программирование и развитие функциональности программного обеспечения. Задачи Отдела информационных технологий 1.

Разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления Компанией.

2. Экономия средств Компании за счет применения высокотехнологичных систем управления. 3. Выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.

Функции Отдела информационных технологий 1. Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования Компании с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим. 2. Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления Компании и ее подразделений.

3.

Регламент взаимодействия отдела кадров с другими отделами

Предприятие … Оценивая таким образом организационное поведение предприятия, можно выявить, по каким характеристикам надо менять стиль поведения. …bibliotekar.ru/hozyaystvennoe-pravo/12.

htm Управление персоналом В учебнике рассматриваются вопросы теории и практики управления персоналом,имеющие важнейшее значение как для специалистов по управлению персоналом, …bibliotekar.ru/biznes-33/index.

htm УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ Функции управления персоналом Управление персоналом — это совокупность логически связанных действий,направленных на оптимизацию трудовых ресурсов предприятия (персонала) в аспектеbibliotekar.ru/biznes-41/33.htm Управление персоналом.

Эффективное общение как средство управления … Эффективность управления персоналом пропорциональна эффективностикоммуникационных процессов в организации.

Внимание При этом его содержание должно быть емким, но кратким.

Источник: https://advokatssr.ru/porjadok-vzaimodejstvija-kadrov-s-udalennoj-buhgalteriej-12148/

Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами.

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок.

Образец регламента взаимодействия между отделами, в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого.

В этой связи, формируя образец регламента взаимодействия между отделами, следует принимать во внимание три ключевых принципа:

  1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
  2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
  3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

  1. Установление и поддержание порядка при оформлении документации, эффективный контакт между структурными единицами.
  2. Предотвращение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
  3. Оперативное вхождение в коллектив новичков. Регламент помогает разобраться со структурой взаимодействий, указывает, какие документы будут использоваться работником, с какими службами он будет контактировать.
  4. Контроль дисциплины.
  5. Более быструю передачу дел другому сотруднику (при увольнении или выходе в отпуск).
  6. Предотвращение потерь финансовых, человеческих и временных ресурсов.

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Определения, термины и сокращения.
  3. Описания процессов.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления.

При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами.

Образец для ЛПУ, в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст.

На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ. В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты.

Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности.

Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников.

Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками.

Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения.

После этого регламент взаимодействия между отделами компании передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющему регламент взаимодействия между отделами. Пример основных стадий:

  1. Определение процессов.
  2. Выстраивание диаграммы.
  3. Детальное описание.
  4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример: «Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет».

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в составлении документа отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов.

Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа.

В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Для введения нового регламента необходимо:

  1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
  2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
  3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
  4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
  5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
  6. Изменить или дополнить штатное расписание.
  7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
  8. Обучить исполнителей новым правилам.
  9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
  10. Осуществить пробное внедрение регламента.
  11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
  12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
  13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной.

Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна.

Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей.

Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации.

К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества.

В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству.

Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии.

Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

  1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: «Настоящим регламентом определяется порядок…».
  2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
  3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
  4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе «Термины, сокращения, определения» приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова «это», через тире.

В разделе «Описание процесса» дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Источник: https://FB.ru/article/320031/obrazets-reglamenta-vzaimodeystviya-mejdu-otdelami-primeryi

Регламент взаимодействия кадров и бухгалтерии образец

Взаимодействие бухгалтерии с?  отделом кадров

Обязанность оформления и работы с конкретными документами укажите в должностной инструкции работника. Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена должностной инструкцией работника, положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству. Правило 3.Определите порядок оформления документов, их движение в организации.

Бухгалтерия.Порядок разработки, оформления и движения бухгалтерской документации регламентирован Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете). Так, ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно ее учетной политике, сформированной в соответствии с законодательством и утвержденной решением руководителя организации.

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам.
Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства.

Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов. Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.


Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: – установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями; – сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений); – сведения о текучести кадров; – сведения о численности (списочной, явочной) работников; – приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц; – табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате. Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии.

Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Регламент «Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам кадрового делопроизводства» Цели: Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства Разработчик: Отдел персонала Административное управление Исполнитель: Все сотрудники 1. Общие положения

  1. Настоящий регламент определяет список вопросов взаимодействия сотрудников Компании с отделом персонала в части кадрового делопроизводства, а именно:

— участие в формировании и изменении графика отпусков; — правила предоставления отпуска; — взаимодействие по вопросам больничных листов; — отсутствие на рабочем месте; — увольнение по собственному желанию; — получение кадровых документов по заявке сотрудника; — заполнения управленческого табеля; — получение управленческих авансов.

Положение о кадровом документообороте

В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников. Оптимизация и проектирование Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность.

Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую. Нюансы Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке.

Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в составлении документа отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов.

Оптимизация работы кадровой службы: фокус на эффективность

Внимание

Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Источник: https://1privilege.ru/reglament-vzaimodejstviya-kadrov-i-buhgalterii-obrazets/

Все в законе
Добавить комментарий